Abstract.

Die Ausgangssituation zeigt die Herausforderungen einer veralteten und ineffizienten Intranetplattform, welche den effizienten Informationszugang behindert. Ziel der Arbeit ist es, Handlungsempfehlungen zur Gestaltung eines benutzerfreundlichen, effizienten und modernen Intranets zu entwickeln, das den Bedürfnissen der Nutzer gerecht wird und die interne Kommunikation sowie das Wissensmanagement der Organisation optimiert. Zur Erreichung dieser Ziele wurden verschiedene UX-Methoden angewendet, darunter die Durchführung einer Benutzerumfrage sowie mehrerer Interviews und Shadowings. Die Ergebnisse zeigen, dass ein nutzerzentriertes Design, das auf die spezifischen Anforderungen und Arbeitsprozesse der Mitarbeitenden zugeschnitten ist, die Akzeptanz und Nutzung des Intranets erheblich verbessern kann. Ein besonderer Fokus lag auf der Integration bestehender Systeme und der Einbindung der Nutzer in den Entwicklungsprozess. Die Implementierung eines neuen Intranets, das durch klare Struktur, intuitive Bedienbarkeit und konsistente Gestaltung überzeugt, soll nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen, sondern auch die Effizienz der Arbeitsprozesse steigern. Die gewonnenen Erkenntnisse und entwickelten Lösungen bieten eine solide Grundlage für zukünftige Projekte zur Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen in öffentlichen Institutionen.

Stadtverwaltung x MA.

Kooperation und Ausgangssituation

Wir haben die Stadtverwaltung Dessau-Roßlau als Kooperationspartner für ein praxisnahes und relevantes Projekt gewonnen, das nicht in der Schublade verschwinden soll. Die Stadt plant seit längerem, ihr Intranet, ein firmeninternes Computernetzwerk für alle Mitarbeiter, neu aufzusetzen. Das alte Intranet war zu unmodern, daher wurde 2019 eine Zwischenlösung überlegt. Aktuell wird das Projekt mit der neuen Software Brain (GeoCMS-System) wieder aufgenommen. Die Software ist vorhanden, aber der Umzug der Daten und der Aufbau eines neuen Systems erweisen sich als schwierig. Wir fangen mit unserer Arbeit und der zugehörigen detailierten Analyse nochmal von vorne an.

Problemstellung

Die aktuelle Situation des Intranets in Dessau-Roßlau ist wie folgt: Es ist veraltet und unmodern, unübersichtlich und verschachtelt, hat eine schlechte Usability und ist nicht intuitiv, was zu Verwirrung führt. Zudem gibt es zahlreiche tote Links und Sackgassen, Doppelablagen und eine komplizierte Datenpflege sowie Redaktion.

Das Hauptproblem lässt sich auf zwei Faktoren zurückführen: fehlende Zeit und Ressourcen aufgrund von projektbasiertem Denken und Haushaltsplanung sowie die mangelnde Einbindung der Mitarbeiter, da alles aus der Sicht der IT gestaltet wurde.

Zielsetzung

Für das Erwartungsmanagement haben wir uns mit der Stadtverwaltung Dessau-Roßlau zusammengesetzt und besprochen, was sie sich und wir uns vorstellen. Das Ziel und die Aufgabe des Projekts sind eine UX-zentrierte Analyse durchzuführen, um nutzerzentrierte Daten zu generieren und die Mitarbeitenden aktiv einzubinden. Dabei geht es darum, die Sicht der Mitarbeitenden zu erfassen und ihnen eine Stimme zu geben. Die gewonnenen Erkenntnisse sollen in Handlungsempfehlungen zusammengefasst und zur Neugestaltung des Intranets angewendet werden.

Methoden.

Die Analyse gestaltet sich nach den 3 Ebenen des TOM-Modells. Für die technische Ist-Analyse werden Tools wie Workflow-Charts und Flowcharts in Form von Sidemaps verwendet. Zur organisatorischen Ist-Analyse kommen Tools wie Beobachtungen, Shadowing und Interviews zum Einsatz. Die menschliche Ist-Analyse wird durch Interviews, Shadowing, Umfragen, Beobachtungen und Persona-Nutzerprofilen unterstützt.

Die Analyse der Daten erfolgt auf zwei Ebenen: 

¬ Qualitative Daten: Die Bedeutung der Texte wird durch Methoden wie (axiales) Coding und Triangulation erfasst.

¬ Quantitative Daten: Die Bedeutung der Zahlenwerte wird durch statistische Methoden wie Häufigkeitsverteilungen ermittelt.

Handlungsempfehlungen.

Die dargestellten Handlungsempfehlungen sind das Ergebnis eines umfassenden, partizipativen Prozesses, der die Bedürfnisse der Nutzer in den Mittelpunkt stellt und eine zielgerichtete und benutzerfreundliche Intranetlösung anstrebt. Generell zielt die Neugestaltung und Implementierung eines Intranets in einer Organisation darauf ab, die interne Kommunikation, Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zu optimieren. Handlungsempfehlungen zur Neugestaltung und Implementierung eines Intranets dienen daher als strukturierte Leitfäden und zur Sammlung und Präsentation möglicher Umsetzungsmöglichkeiten. Sie sollen sicherstellen, dass die Durchführung des Projekts zielgerichtet, effizient und benutzerorientiert erfolgt.

Übergeordnete Ziele der Handlungsempfehlungen können wie folgt zusammengefasst werden:

¬ Verbesserung von Kommunikation und Zusammenarbeit durch die Schaffung einer Plattform, die den Informationsfluss und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Abteilungen fördert.

¬ Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz durch die Gestaltung eines benutzerfreundlichen und intuitiven Systems, das die Bedürfnisse und Erwartungen der Nutzer erfüllt und dadurch besser angenommen und regelmäßig genutzt wird.

¬ Förderung des Wissensaustauschs und der Transparenz durch die Etablierung eines zentralen Informationspools, der Wissensaustausch und Transparenz innerhalb der Organisation unterstützt.

¬ Steigerung von Effizienz und Produktivität durch Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen, sowie durch zeitsparende Bedienbarkeit und Navigation durch die Plattform.

Fazit.

Ziel dieser Arbeit war es, Unterstützung bei der Optimierung des Daten- und Wissensmanagements von Verwaltungsorganisationen, anhand der Neugestaltung einer Intranetplattform, zu leisten. Zu diesem Zweck wurde eine umfassende IST-Analyse des Intranets der Stadtverwaltung Dessau-Roßlau durchgeführt, die als Fallbeispiel für öffentliche Verwaltungen herangezogen wurde. Verschiedene UX-Methoden wurden genutzt, um die technischen, organisatorischen und menschlichen Komponenten eines Intranets zu analysieren. Aus den daraus gewonnenen Erkenntnissen wurden schließlich relevante Handlungsempfehlungen abgeleitet, die zur Anwendung auf die Verwaltung Dessau-Roßlau zugeschnitten sind und als unterstützende und vorbereitende Maßnahme für die Gestaltung und den Umzug der neuen Plattform dienen sollen. Es ist wichtig zu betonen, dass diese Handlungsempfehlungen nicht vollumfänglich die komplette Intranet-Plattform mit all ihren Aspekten und Funktionen abdecken, sondern konkrete Verbesserungsvorschläge und Richtlinien für die Optimierung einzelner Probleme aufzeigen. Bezogen auf das Fallbeispiel des Intranets der Stadtverwaltung Dessau-Roßlau wird ersichtlich, dass jede Handlungsempfehlung weiter ausgebaut, vertieft und für weitere Vorhaben ausgeweitet werden könnte. 

Die gemeinsame Bearbeitung dieser Arbeit half, Aufgaben zu verteilen und mehrere Aspekte gleichzeitig zu bearbeiten. Ein größeres Projektteam hätte jedoch geholfen, Inhalte noch ausführlicher und tiefer anzugehen und einzelne Aspekte noch weiter auszuweiten. Die Handlungsanweisungen bilden ideale Möglichkeiten ab, sind aber eventuell noch nicht umfänglich technisch oder organisatorisch umsetzbar. Außerdem ist zu betonen, dass eine Weitergestaltung der Handlungsempfehlungen über die Zeit zu empfehlen ist, um langfristige Erfolge erzielen zu können. Beispielsweise muss mit der Weiterentwicklung von Technologien und Arbeitsweisen gerechnet werden. Es bietet sich also zukünftig eine detaillierte Weiterentwicklung und tiefere Betrachtung der einzelnen Schwerpunkte an.

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